Propósito—

A mediados de septiembre el Comité de Planificación de la Convención del SENY discute el plan de la próxima Convención del Area, que tiene lugar habitualmente en la siguiente primavera.

Organización y Funcionamiento—

El comité incluye un Coordinador de la Convención nombrado por el Coordinador del SENY, y un Tesorero de la Convención nombrado por el Coordinador de la Convención. Se elige también un Secretario entre los voluntarios y existen los siguientes puestos de sub-comité: Maratónica, Banquete, Entretenimiento, Acogida, Hospitalidad, Programa, Publicidad, Registro y Accesibilidad/Necesidades Especiales. (El Coordinador de Accesibilidad/Necesidades Especiales puede ser el mismo coordinador del Comité de Accesibilidad/Necesidades Especiales del área, presente el día del evento). Los Distritos Hispanos y Al-Anon conciertan enlaces con el comité. Cada coordinador de sub-comité es responsable del funcionamiento de su comité. Todo la planificación y la toma de decisiones es debatida y completada en las reuniones mensuales de planificación del comité.

• Coordinador de la Convención– El principal contacto con el hotel de la convención, informa al Comité del SENY y a la Asamblea del SENY acerca de las actividades de la convención, así como supervisa el trabajo de los coordinadores de los sub-comités.

• Tesorero– Recibe y procesa los registros de la convención; supervisa todas las transacciones de dinero relacionadas con la convención y proporciona informes de la tesorería.

• Secretario– Registra los detalles de las reuniones del Comité de Planificación de la Convención.

• Accesibilidad/Necesidades Especiales– su función es la de asistir a miembros con impedimientos visuales, auditivos, motrices u otros, de forma que la convención sea más accesible.

• Maratónico– Coordina a los oradores y prepara la sala de reuniones Maratónica utilizando un formato apropiado.

• Banquete– Lleva la cuenta de los registrados al banquete; organiza la distribución de mesas y asientos; se encarga de la comunicación con el personal de catering del hotel y asiste a pruebas de degustación. También trabaja en estrecha relación con el Tesorero y el Coordinador de Registro.

• Entretenimiento– Solicita propuestas de diferentes compañías de entretenimiento para ser discutidas en el comité. Organiza la instalación del equipo en el hotel de la convención por parte de la compañía de entretenimiento seleccionada.

• Acogida– Dispone de los voluntarios para dar la bienvenida a los participantes en el evento y asiste a otros coordinadores de sub-comité.

• Hospitalidad– Organiza a una serie de voluntarios que se encargarán la habitación de Hospitalidad y realiza peticiones de donativos de alimentos o dinero por parte de los grupos.

• Programa– Invita a los voluntarios a discutir y crear un programa de la convención que incluya títulos de talleres/paneles, horas de comienzo, nombres de los oradores y demás.

• Publicidad– Crea un formulario de registro a la convención y trabaja codo con codo con el coordinador de programa para dar lugar al programa final. Contacta con Box 459 y The Grapevine/La Viña para que listen el evento. También se encarga de la impresión del programa y de otros materiales para la convención si es necesario.

• Registro– Mantiene la lista de registro de la convención; organiza paquetes de convención; trabaja con el Tesorero de la Convención y con el coordinador del Banquete.

• Enlace con los Distritos Hispanos– Proporciona los temas de taller y los oradores en español para el evento.

• Enlace con Al-Anon– Coordina un programa de Al-Anon y oradores para ser incluidos en el programa de la convención.

Cada cinco años el SENY es anfitrión de la Convención del Estado de Nueva York. Ese año, el SENY no realiza una Convención del Area. El Comité de Planificación de la Convención del Area se convierte entonces en el Comité de Planificación de la Convención del Estado. El Comité de Planificación de la Convención del Estado tiene una autonomía considerablemente menor que el Comité de Planificación de Convenciones del Area, ya que está sujeto a la dirección de los Delegados y Coordinadores de las cuatro áreas participantes en el estado de NY, Central New York (CNY) - Area 47, Hudson/Mohawk/Berkshire (HMB) - Area 48, South Eastern New York (SENY) - Area 49, y Western New York (WNY) - Area 50.

La próxima Convención del SENY 2009—

La planificación está en camino para la Convención del SENY de 2009 que tendrá lugar el 27-29 de marzo en el Westchester Marriott Hotel. El tema es "Gratitud en Acción".

Consulta también la página de Eventos de Comités Permantentes/Ad Hoc para más información tanto de las reuniones de planificación de la Convención como de la Convención en sí.

Se dispone de información general acerca de las actividades de la Convención del SENY en el Manual de Servicio del SENY. Para más información sobre cómo involucrarse contacta con Esta dirección electrónica esta protegida contra spambots. Es necesario activar Javascript para visualizarla .

Se ofrece también buena información acerca de cómo organizar una convención de AA o un evento similar en Guías de A.A. Guidelines: Conferencias y Convenciones (SMG-04).

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